Comment réussir la communication digitale autour de son événement ?

Fièrement rédigé par Clémentine le 3 août 2018
Temps de lecture : 16 mins

    Vous souhaitez organiser un événement mais vous ne savez pas comment vous y prendre ? Vous savez que c'est un investissement conséquent, et vous voulez en tirer le profit maximum ? Pas d’inquiétude, nous sommes là pour répondre à toutes vos questions.

    Sachez, avant tout, que votre événement peut s’avérer être un formidable outil de communication au sein votre stratégie globale. Cependant, votre événement ne vous sera efficace que s’il est bien organisé et si vous optimisez la communication qui l'entoure ! Et ici encore, le digital représente une formidable opportunité à saisir pour maximiser le ROI de votre événement.  

    Alors, toujours partant(e) pour faire de votre événement une de vos plus belles réussites ?

    SOMMAIRE INTERACTIF :

    Organiser un événement : comment mêler stratégie et logistique ? 

    Faites la promotion de votre événement grâce au digital et incitez vos cibles à participer

    Démultipliez l'impact de votre événement grâce au digital 

    Optimisez les effets de votre événement sur le long terme  

    Organiser un événement : comment mêler stratégie et logistique ?

     strategy-communication-evenement

    Pourquoi élaborer une stratégie de communication pertinente en amont ?

    Organiser un évènement demande du temps mais surtout de la préparation en amont, autant sur l’aspect communication que sur l’aspect stratégique. Construisez votre stratégie de marketing digital pour définir le fil conducteur de votre évènement. Il vous faudra définir :

    • vos objectifs : identifier clairement vos objectifs vous permet d’optimiser vos efforts et vos investissements. Pour cela, suivez la méthodologie SMART, en définissant des objectifs spécifiques, mesurables, ambitieux mais réalistes et délimités dans le temps.
    • vos cibles : déterminer une cible prioritaire pour votre événement vous aide à sélectionner les leviers les plus adéquats pour maximiser son impact et transmettre le bon message, au bon endroit et au bon moment. Pour représenter votre “participant idéal”, n’hésitez pas à reprendre le concept de buyer persona.
    • votre positionnement : il donne de la crédibilité à votre événement et vous différencie de vos concurrents.
       

    Quels éléments à ne pas négliger pour organiser un événement réussi ?

    Vos objectifs, cibles et positionnement définis, vous pouvez enfin vous attaquer à l’organisation plus concrète de votre événement.

    Dans un premier temps, prenez soin d’affecter les ressources nécessaires aux différentes tâches à réaliser. Constituez également une équipe dédiée avec, à sa tête, un chef de projet qui aura pour mission de gérer l’ensemble de l’organisation.

    organisation-evenement-communication

    Cette équipe ne devra pas négliger les points suivants :

    • le budget : c’est une étape fondamentale, qui doit être effectuée juste après la définition de vos objectifs et cibles car votre budget définit ce qu’il est possible, ou non, de faire et vous permet de prioriser vos actions pour optimiser vos ressources.
    • les intervenants : faire participer des personnes extérieures à votre entreprise peut être un avantage considérable (journalistes, experts du secteur, scientifiques…). En effet, des intervenants bien choisis apportent du dynamisme, et de la crédibilité à votre événement.
    • la date : certaines périodes de l’année sont plus propices que d’autres pour organiser un événement. Cela dépend souvent du type d’événement et de la cible visée, mais généralement, veillez, autant que possible, à éviter :

    - les événements de vos concurrents : il y a de fortes chances qu’ils aient la même cible que vous. Une autre stratégie consiste à choisir délibérément la même période, mais cela comporte des risques.

    - les événements que suit votre cible : surveillez de près les événements qui sont susceptibles d’attirer votre cible et rayez ces jours potentiels de votre calendrier.

    - les grandes compétitions sportives : il y a de fortes chances qu’un événement organisé lors de la finale de la coupe du monde de football ne remporte pas le succès espéré.

    - les vacances et les jours fériés.

    - certains jours de la semaine : beaucoup de personnes ne sont pas très disponibles le lundi par exemple. Privilégiez les mardis, mercredis et jeudis.

    - les périodes de forte activité de vos fournisseurs : prenez en compte leurs disponibilité pour éviter le plus possible les imprévus le jour J.

    • le lieu : vous ne devez surtout pas négliger cette étape. En effet, le lieu que vous choisirez sera associé à votre image de marque puisqu’il représentera, en quelque sorte, le visage de votre projet.
    • le programme : étape tout aussi importante, le programme doit prendre en compte les activités, mais aussi les temps de déplacement, le cas échéant, et prévoir d’éventuels temps de dépassement, souvent inévitables. Le timing doit être à la fois précis et flexible, pour pouvoir gérer les imprévus.
    • la restauration : on dit souvent que la nourriture est ce dont les participants à un événement se souviennent le plus. Il serait dommage de gâcher vos efforts à cause de petits fours…
    • la logistique : pensez à la gestion des participants, du matériel audiovisuel et mobilier, la promotion et communication, la signalétique, l’aménagement de la salle, la connexion WIFI… Tous ces éléments, et bien d’autres, doivent être pris en compte pour limiter le risque d’imprévus.
       

    Faites la promotion de votre événement grâce au digital et incitez vos cibles à participer 

    Le digital présente de nombreuses opportunités à saisir pour faire la promotion d’un événement.

    Créez des contenus

    Avant tout, et comme pour n’importe quel produit et service que vous souhaitez promouvoir, il est nécessaire de créer des contenus attractifs. À travers eux, vous pourrez décrire votre événement et donner envie d’y participer :

    • annonce du planning prévu (conférences, activités, concours…)
    • liste des intervenants
    • détails pratiques (restauration, conditions d’accès, lieu et heure…)

    Ces informations se retrouvent sur divers éléments complémentaires :

    • Une Landing Page

    Aussi appelée “page d'atterrissage”, une landing page (LP) est un outil de conversion efficace dans le cadre d’une stratégie d’Inbound Marketing. L’internaute qui “atterrit” sur une landing page est incité à renseigner ses coordonnées dans un formulaire, pour pouvoir télécharger un contenu ou avoir accès à une offre spéciale par exemple.
    Si elle peut être une simple page d’inscription, une LP dédiée à votre événement peut aussi rassurer et convaincre un internaute d’y participer. De plus, les intérêts sont nombreux :

    - recueillir des informations sur les personnes ayant démontré de l’intérêt

    - évaluer le nombre de personnes projetant de participer

    - inciter les internautes à participer en éveillant leur curiosité

    Pour faire en sorte que les internautes se rendent sur votre landing page, n’hésitez pas à insérer des “call to action” (boutons d’appel à l’action) sur votre site web.
    Voici un exemple de CTA placé à la fin d’un article de blog :

    call-to-action-evenement-neoptimal

    Pour inciter au clic, suivez ces quelques conseils :

    - choisissez des couleurs attrayantes et cohérentes avec votre charte graphique

    - utilisez des verbes d’action

    - mettez en avant une offre promotionnelle

    - placez votre CTA à des endroits stratégiques

    • Des articles de blog

    blog-communication-articles-evenement

    Créer des articles de blog autour de votre événement permet de le faire connaître et d’offrir des sources de renseignements accessibles à son propos. Pour augmenter leur visibilité, n’hésitez pas à miser sur le SEO, mais également à les promouvoir par email et sur les réseaux sociaux : ainsi, vous optimiserez vos chances de toucher vos cibles.

    Vous pouvez aborder de nombreuses thématiques dans ces articles :

    • Pourquoi organisez-vous cet événement ?
    • Comment se déroule votre événement ? Quelles activités allez-vous organiser ?
    • Quels sont les résultats visés ou ceux que vous avez atteints lors des éditions précédentes ?
    • Pourquoi les internautes doivent-ils se rendre à votre évènement ? Quel(s) bénéfice(s) cela leur rapporte-t-il ?
       
    • Une vidéo de teasing

    78% des internautes consultent au moins une vidéo dans la semaine.

    La vidéo est, aujourd’hui, un support incontournable au sein de votre stratégie marketing. Elle vous permet, entre autres :

    • d’améliorer votre référencement naturel (SEO)
    • de véhiculer de fortes émotions
    • d’inscrire une relation de confiance et surtout durable avec vos clients
    • d’améliorer le taux d’ouverture de vos emails

    Alors, pourquoi ne pas utiliser ce support digital pour promouvoir votre évènement ? Le teasing, ça vous parle ? Ce concept a pour but de susciter la curiosité de vos internautes.

    La vidéo teasing, reprend ce principe, sous format vidéo. Vous pouvez, par exemple, créer de courtes vidéos sous la forme d’interviews des organisateurs de votre évènement, présentant le lieu de votre évènement ou encore en mettant en avant votre organisation pour ce dernier. Vous augmenterez ainsi le nombre de participants à votre événement.

    Vidéo teaser de notre participation au salon E-Marketing 2018

     

    Mobilisez des leviers de communication efficaces

    Vous avez créé tous vos contenus ? Bravo ! Il est maintenant temps de les partager au maximum par le biais de ces leviers de communication :

    • L’emailing
    • Les réseaux sociaux
    • Des ambassadeurs
    • SEA
    • Display

     

    L'emailling pour engager vos contacts

    L’emailing est une pratique efficace, quand elle est utilisée à bon escient. Avant tout, définissez le contenu que vous souhaitez partager et vers lequel vous souhaitez rediriger vos contacts : une landing page ? un article de blog ? une vidéo teasing ?

    evenement-email-emailing-visibility

     

    Ensuite, créez un email qui aura de la valeur pour vos contacts :

    • précisez les bénéfices dont ils peuvent bénéficier en participant à votre évènement
    • incitez-les à consommer votre contenu pour en savoir plus
    • n’oubliez pas de préciser certains détails : le lieu, la date, l’heure, le déroulement…

    N’oubliez pas d’insérer un CTA qui redigera vos contacts vers vos contenus détaillant davantage votre évènement.

    Enfin, optimisez votre email en adoptant un design épuré et surtout cohérent à votre image de marque. Votre email est prêt !

     

    Les réseaux sociaux pour maximiser votre visibilité
    Les réseaux sociaux sont une source de visibilité à ne pas négliger pour votre évènement. Bien évidemment, en fonction de vos objectifs et du message que vous souhaitez faire passer, ils ne seront pas tous forcément pertinents. Pour rappel :

    • Facebook : c’est le réseau social le plus utilisé aujourd’hui. Vous pouvez y poster plusieurs types de contenus : textes, photos, vidéos…
    • Instagram : actuellement en pleine expansion, Instagram peut faire la différence pour l’image de marque d’une entreprise. Ce réseau social est principalement axé autour de la photo, mais la vidéo y a de plus en plus son importance.
    • LinkedIn : ce réseau social professionnel est fortement utilisé par les entreprises, notamment BtoB.
    • Twitter : c’est le réseau social de l’actualité, de l’instantanéité et de la réactivité.
    • Youtube : à mi-chemin entre le moteur de recherche et le réseau social, c’est l’antre de la vidéo. Or, en France, la vidéo représente 40% des publications des internautes.

    C’est, maintenant, à vous de sélectionner les réseaux sociaux qui vous semblent être les plus pertinents à intégrer dans votre stratégie de communication.

     

    Les ambassadeurs pour toucher une cible élargie
    Un ambassadeur est une personne qui prend la parole pour mettre en valeur une marque, un produit ou un événement. Il peut s’agir d’un client, d’un influenceur du secteur, mais aussi de vos employés ! Qu’ils évoquent votre événement auprès de leur communauté Instagram ou de leur famille et amis, le résultat est le même : on parle de vous.

    ambassadeurs-communication-evenement

    Un ambassadeur vous permet ainsi de :

    • gagner en visibilité : l’audience touchée sera plus étendue
    • gagner en crédibilité : les individus ont plus tendance à écouter et à croire les témoignages de personnes plutôt que le discours officiel d’une marque.

    Maximisez votre visibilité avec la publicité

    Ces leviers publicitaires sont complémentaires de ceux évoqués ci-dessus.

    Le SEA est l'acronyme de Search Engine Advertising qui désigne, en français, l’achat de liens sponsorisés. Cette technique marketing consiste à louer des espaces publicitaires sur les différentes pages des moteurs de recherche et ainsi vous permettre d’être référencé dans les premières positions sur Google, Yahoo ou encore Bing.

    Le SEA vous permet de :

    • générer du trafic ciblé : vos liens sponsorisés se positionnent grâce aux mots clés choisis dans la recherche, vous concentrez donc vos efforts sur des personnes potentiellement intéressées par la thématique de votre événement.
    • accroître votre visibilité : vos liens sponsorisés apparaissent dans les premières positions des pages de résultats de recherche.


    Le display correspond à l’affichage de publicité sur les sites internet. Plus concrètement, des éditeurs laissent de l’espace sur leurs sites internet pour la publicité et les annonceurs utilisent ces espaces pour partager leur publicité.

     Tout comme le SEA, le display vous permet d’augmenter vos ventes et votre notoriété car il rend votre marque visible. Mais son plus grand avantage reste son ciblage. En plus d’un ciblage de qualité, vous pouvez faire du retargeting, c’est-à-dire cibler des prospects qui ont déjà visité votre site web.

     

    Démultipliez l’impact de votre événement grâce au digital 

    Postez régulièrement sur les réseaux sociaux

    On ne vous le présente plus ! Le hashtag, une suite de caractères sans espaces commençant par le signe #, ne cesse de prendre de l’ampleur. 
    Les hashtags sont une véritable force en termes de visibilité des contenus. En effet, ils permettent à un internaute de faire des recherches sur un contenu précis ou de retrouver facilement des informations autour d’événements d’actualités. Grâce à son potentiel viral, il permet d’engager une conversation autour d’un sujet précis et donc d’améliorer fortement la visibilité de vos contenus si vous utilisez les bons hashtags.
    C’est pourquoi, nous vous conseillons fortement de créer un hashtag dédié à votre événement, qui vous permettra, ainsi, de recenser tous les contenus relatifs à ce dernier, au même endroit. En clair, votre hashtag vous permettra de suivre, en temps réel, les discussions portant sur votre événement.
    Quel hashtag choisir pour votre événement ?

    • Faites une veille sur les hashtags utilisés par vos concurrents afin de voir ceux qui fonctionnent le plus et les reprendre à votre tour.
    • Utilisez un hashtag en rapport avec votre événement afin que vos cibles comprennent assez facilement de quoi il s’agit.
    • Enfin, le hashtag que vous utilisez doit également être facilement lisible et assez clair afin qu’il ne soit pas repris en étant mal orthographié par exemple.

    N'hésitez pas non plus à utiliser des hashtags populaires ou d'actualité. 

    À présent, vous pouvez vous concentrer sur le type de contenus que vous souhaitez publier. Réfléchissez aux thèmes que vous allez aborder et préparez vos contenus en amont afin d'être prêt à les poster au bon moment. Parlez des backstages, citez vos intervenants, mettez en lumière les moments marquants... 
    Nous vous conseillons de publier des photos et des vidéos de votre événement car ce sont ces types de contenus qui suscitent le plus d'interactions et améliorent grandement la visibilité de votre marque sur les réseaux sociaux.
    Vous l’aurez compris, l’objectif principal, pour votre événement, est de faire vivre l’événement en physique mais aussi en virtuel afin de maximiser votre visibilité.

    Publier du contenu pour faire vivre votre événement c’est bien, mais inciter vos participants à publier des contenus en utilisant le hashtag dédié à votre événement c’est encore mieux.

    social-networks-reseaux-sociaux-evenement

    Vous avez pu définir, un peu plus haut, le hashtag dédié à votre événement, il est maintenant temps de le faire suivre à tous vos participants. N’hésitez pas à le rappeler régulièrement, que ce soit pendant l’événement ou sur vos réseaux sociaux.
    Pour cela, nous vous conseillons de publier des contenus qui concernent directement vos participants car ils se sentiront davantage concernés par votre événement et n’hésiteront pas à partager, en retour, des contenus sur votre événement.

    Saisissez l’opportunité du live stream 

    live-evenement-communication

    Les publications en live sont particulièrement adaptées à l’événementiel.

    Pourquoi on dit “oui” au live streaming ? De manière générale, il vous permet :

    • de communiquer sur votre entreprise, créer du contenu
    • d’instaurer une relation de proximité avec votre communauté
    • de combiner la vidéo, un média fortement utilisé aujourd’hui, et la génération d’interactions
    • d’accroître votre communauté
       

    Sur quelle plateforme ?
    Il existe de nombreuses plateformes, généralistes ou spécialisées, qui ont chacune des avantages comme des inconvénients. Les plateformes généralistes regroupent les réseaux sociaux tels que Facebook pour Facebook Live, Instagram, Twitter avec Periscope, ou encore Youtube… Tandis que les plateformes spécialisées peuvent être, par exemple, Twitch ou Dailymotion Games qui sont spécialisées dans les jeux vidéo.
    Pour bien choisir votre plateforme, intéressez-vous davantage à votre communauté :

    • Est-elle présente sur les réseaux sociaux ?
    • Où vos abonnés interagissent le plus ?

    En fonction de vos réponses, vous pourrez choisir la plateforme la plus pertinente pour diffuser votre live.

    Comment réussir son live vidéo ?
    Avant toute chose, préparez minutieusement votre live afin de limiter au maximum le risque d’imprévus :

    • si vous êtes amené à utiliser la connexion WI-FI, soyez sûr qu’elle fonctionne bien et installez-vous là où le signal est le meilleur, afin d’éviter les risques d’interruption de votre live. Si cela vous arrive, ne paniquez pas, ce sont des choses qui arrivent. Vous pourrez reprendre votre live, mais vous avez le risque d’avoir perdu certains de vos visiteurs.
    • déterminez, au préalable, le lieu de votre diffusion. Soyez vigilant sur l’éclairage, les éléments visibles en arrière plan ainsi que le bruit qui pourrait gêner certain de vos spectateurs.

    Nous vous conseillons aussi de vous entraîner avant la diffusion. Vous pouvez, par exemple, tester directement sur Facebook, en activant le paramètre “moi uniquement”. Cela vous permettra de visionner votre live sans qu’aucune autre personne n’y ait accès.

    Enfin, n’oubliez pas de communiquer en amont sur la tenue de ce live (emailling, newsletter, page sur le site), afin de rassembler un maximum de personnes le jour J.

    Soyez prêt à faire face aux imprévus

    Malgré toutes vos précautions, le risque d’imprévus reste grand lors d’un événement. Voici nos conseils pour adopter la bonne attitude si cela arrive :

    • anticipez le plus possible : en amont, dressez la liste des imprévus ou problèmes auxquels vous devrez potentiellement faire face. Identifiez ensuite des solutions pour chacun d’entre eux.
    • prenez du recul : la surréaction est parfois plus dommageable que le problème en lui-même, alors prenez le temps d’agir de manière réfléchie.
    • entourez-vous d’une équipe de confiance : n’hésitez pas à déléguer pour vous concentrer sur les tâches prioritaires sans mettre en péril l’ensemble de l’événement.

     

    Optimisez les effets de votre événement sur le long terme 

    Publiez des contenus relatifs à votre événement

    Après votre évènement, un seul mot d’ordre : raviver les souvenirs ! Articles de blog, posts sur les réseaux sociaux, vidéo… Votre événement a beau être terminé, vous ne devez pas le laisser tomber dans l’oubli. L’intérêt est triple :

    • susciter des interactions, et donc augmenter votre visibilité
    • recueillir les retours des participants
    • garder le lien avec vos nouveaux contacts
    • préparer le terrain en vue d'une prochaine édition 

    Mais attention, ce n’est pas parce que votre évènement est terminé que vous devez oublier votre stratégie globale. Là encore, posez-vous les bonnes questions :

    • Comment montrer la réussite de votre évènement ?
    • Comment optimiser le lien entre votre évènement et vos enjeux globaux ?
    • Avec quel type de contenus et sur quelle plateforme susciter le plus de réactions ?
    • À quels contacts vous adresser ?

    Mesurez les résultats

    analyse-resultats-results-strategy-evenement

    Il est maintenant temps d’analyser vos résultats pour savoir si vous avez atteint les objectifs fixés au préalable.
    Les critères d’évaluation sont propres à chacun puisqu’ils dépendent de vos objectifs et de la nature de votre évènement. Ils peuvent être :

    • quantitatifs : nombre de participants, nombre de prospects identifiés, chiffre d’affaires réalisés, nombre d’interactions sur les réseaux sociaux, nombre de vues sur les vidéos…
    • qualitatifs : avis des participants, nature des interactions sur les réseaux…


    En plus de savoir si vous avez atteint vos objectifs, vous pourrez identifier vos points forts et vos axes d’amélioration. Nous vous conseillons de conserver ces données, pour pouvoir les consulter par la suite et les comparer aux résultats des prochains événements.

    Utilisez ces résultats dans votre stratégie de communication globale

    Ça y’est, nous y sommes ! Voici la toute dernière étape qui vous aidera à optimiser les effets de vos actions sur le long terme. En fonction des résultats que vous avez obtenus, vous pouvez mettre en oeuvre de nouvelles actions afin d’optimiser votre stratégie : capitalisez sur vos points forts et cherchez à améliorer vos points faibles ! Cela aura peut-être été l’occasion de vous poser certaines questions : vos personas sont-ils assez précis ? Votre message est-il adapté à vos cibles ? etc.

    Votre événement aura également très certainement été l’occasion de rencontrer de nouveaux prospects. Alors pensez à les intégrer dans votre processus de marketing automation et de lead nurturing afin d’accélérer leur transformation en opportunité commerciale.

    Tous ces éléments vous permettront, in fine, d’augmenter le ROI de votre événement sur le long terme.

    Vous avez maintenant toutes les clés en mains pour organiser un événement qui marquera l’histoire de votre entreprise. N’hésitez pas à nous partager votre expérience. 🔥


    CTA-Ebook-Prospection-Digitale 

    Découvrez tous nos articles sur le même sujet : Stratégie Social Media Marketing Digital BtoB

    Trouvez votre bonheur !