Le webinaire, ou webinar, est une conférence en ligne et à distance, effectuée par le biais d'un logiciel. Il a pour principal objectif de générer de nouveaux prospects, accroître la conversion, et de faire mûrir les prospects potentiels. C'est pourquoi cette pratique a véritablement le vent en poupe, que ce soit en B2B ou B2C, car ce format avec une audience élargie permet de maximiser votre efficacité commerciale.
Vous l’aurez bien compris, les participants ne seront pas présents physiquement à votre conférence, mais y assisteront à distance, depuis leur lieu de travail par exemple, à l’aide de leurs ordinateurs. L'intérêt : une logistique allégée !
Accessible en ligne suite à une inscription préalable sur une page d'atterrissage, votre webinaire peut être suivi en direct, ou en différé sur le web (replay). Fini les organisations complexes de salons ou de formation avec un lieu à définir et réserver, des déplacements à effectuer... place au numérique, qui vous facilite la tâche. Comme lors d’une conférence, il faudra définir un rendez-vous, un jour et un horaire précis, et bien évidemment élaborer toute une stratégie en amont pour doper la portée de votre webinaire et en accroître son impact.
Cette conférence en ligne permet à une entreprise de communiquer et de faire mûrir ses prospects. Les thématiques abordées sont légion :
Neoconseil 💡: afin de maximiser l’efficacité des ressources engagées dans la construction et la réalisation de votre webinaire, n’hésitez surtout pas à filmer votre intervention, dans des conditions similaires au direct, pour créer un enregistrement modèle, aussi proche que possible de la réalité.
L’intérêt : cette copie pourra être directement adressée à un prospect particulièrement mature et désireux de s’engager, qui n’a pas le temps d’attendre la prochaine session, ou bien communiquée à un participant désireux de partager le webinaire auquel il a participé auprès de ses pairs ou de sa direction. Ou si l'un de vos webinaires est un jour perturbé par une erreur technique, vous disposerez de cette copie à fournir aux personnes interessés.
Avant toute chose, il est fondamental de comprendre que le webinaire est un formidable outil pour qualifier plus finement des prospects préalablement identifiés, par exemple via un formulaire permettant d’obtenir un contenu, dans une stratégie d’Inbound Marketing.
Dans le cas du webinaire en lui même, les participants devront tout simplement renseigner leurs informations pour pouvoir s’inscrire et participer gratuitement. Ce choix des informations à collecter devra avoir été préalablement mûrement réfléchie par l'entreprise organisatrice. En effet, participer à un webinaire est un acte engageant, d'une grande valeur pour un participant, c'est alors l'occasion de lui poser des questions de qualification supplémentaires : effectif, CA, secteur d'activité, son secteur d'activité (BtoB ou BtoC), l'imminence de son projet, etc.
Le processus et la participation effective des prospects et clients permettent ainsi d’identifier et de qualifier les “leads” commerciaux aussi bien à l’inscription que pendant le webinaire par le biais de sondages ou de question-réponse. Une grandes force de cette réunion virtuelle réside justement dans l'interactivité qu’elle propose entre les prospects et les animateurs. C'est ainsi l'occasion pour les participants de poser des questions, de demander des points d'éclaircissement et des précisions, ce qui conforte votre positionnement d'expertise.
Il faudra ensuite diffuser un contenu qualitatif de manière efficace pour que les personnes présentent ressortent conquises, avec le sentiment de ne pas avoir perdu leur temps et d’avoir appris quelque chose.
Vous vous doutez bien, un webinaire réussi ne s’improvise pas, il se planifie au contraire et se travaille en profondeur. Produire un contenu de qualité n'est pas une option. Car un contenu bâclé enverrait des signaux négatifs à vos potentiels clients.
La première étape est la suivante : il faut chercher une cible qui assistera à votre conférence et définir en conséquence les objectifs qu’il vous faudra atteindre.
Les principaux objectifs à valider pour optimiser votre formation sont les suivants :
Acquérir des prospects qualifiés
Transformer en clients potentiels
Fidéliser votre clientèle
Envoyer une image experte
Pour cela il faut donc se poser des questions sur la cible que vous voulez toucher :
Quel est son niveau de connaissance sur le sujet ? (Maturité)
Quelles pourraient être les raisons de sa participation au webinaire ?
Quelles sont ses attentes ?
Quels sont ses freins ?
Cette première étape est réellement indispensable, car mal définir sa cible, c'est prendre le risque de mal orienter sa communication, de ne pas rebondir sur les bons sujets et donc, in fine, de laisser filer des prospects potentiels. C'est un exercice qui demande beaucoup de rigueur et du temps. Dans le cas des marchés les plus complexes, un travail d'identification de vos buyer personas peut être particulièrement utile, afin d’affiner au maximum la stratégie de communication et la stratégie éditoriale qui en découle.
Pour trouver un sujet percutant, la recette est la suivante : il faut s'interroger sur les obstacles que vos prospects rencontrent et qu’ils ont du mal à résoudre. Pour cela, mettez en place une veille efficace, permettant ainsi de vous tenir au courant des dernières actualités et des dernières tendances du marché de vos cibles. N'hésitez également pas à tout simplement demander à vos clients existants quels sont les enjeux métiers qu’ils rencontrent actuellement. Il vous faudra également être réactif pour rebondir sur l’actualité.
Vous pouvez tout à fait choisir un sujet que les participants ne maîtrisent pas du tout. En revanche, il ne faut pas présenter uniquement votre produit ou votre service. Il vous faut au contraire trouver LE thème “vendeur”, qui attirera l’audience que vous ciblez. Pour cela, interrogez-vous sur les enjeux de vos cibles et sur leurs besoins métiers… et répondez-y. Vous verrez le succès sera au rendez-vous.
Si vos webinaires rencontrent le succès espéré, il vous faudra songer à vous renouveler pour attirer de nouveaux prospects : faites varier les thèmes du webinaire, votre support de présentation, inviter un partenaire à le réaliser conjointement. Les opportunités à votre disposition sont légion !
Neoconseil 💡: Les évolutions technologiques, législatives, réglementaires fournissent généralement de bons angles d'attaque pour produire un contenu ayant du sens pour vos cibles, qui leur apporte de la valeur, tout en vous permettant de rebondir sur l'actualité.
Une fois votre thème trouvé, vous devez travailler l'organisation de votre présentation afin de maximiser son impact sur vos cibles. Votre contenu doit être structuré pour faciliter le suivi de l’audience et éviter qu’elle ne se disperse.
4 conseils pour concevoir un support de présentation percutant et gagner la guerre de l'attention :
L’élaboration de la présentation visuelle du webinaire est une étape indispensable, qui jouera un rôle-clé dans l’attention des volontaires :
Au-delà de réaliser un contenu de qualité, la qualité d'un webinar se mesure in fin via le nombre de participants aux différentes sessions. Afin de maximiser le nombre d'inscrits, de nombreux outils digitaux peuvent être mobilisés pour toucher vos cibles. Une première étape essentielle consistera à organiser une campagne d'emailling personnalisée et segmentée auprès de votre base de données opt-in. Une campagne, spécialement conçue pour les réseaux sociaux sur lesquels vos cibles vont s’informer, devra également être mise en place pour toucher de nouvelles audiences. Le cas échéant, et sous réserve de disposer du budget nécessaire, prévoyez une campagne de promotion sponsorisée via le SEA (Google Ads) ou sur les réseaux sociaux (social paid).
Mais avant même de penser à la promotion de votre événement, un élément doit retenir toute votre attention : votre page d'inscription. Véritable porte d'entrée à votre webinaire, son formulaire servira à récolter les données alimentant votre CRM, pour l'ensemble des participants. Or, pour maximiser le taux de remplissage, il vous faut mûrement en penser la conception. trop promotionnelle elle découragera, trop floue elle n'incitera pas à l’inscription. Son contenu devra donc être clair, précis et surtout direct. En apportant les informations-clés, vous rassurerez vos prospects et les encouragerez à assister à vos web-conférences.
Quelles informations donner à vos prospects ?
Vous trouverez ici l'exemple d'une page d'inscription réalisée pour l’organisation d’un webinaire par Neoptimal. La date et l'horaire de l'événement sont clairement visibles. Le texte rassure l'internaute, tout comme la citation. Une présentation du spécialiste qui réalisera la conférence web permet de donner de la valeur à la conférence. Enfin, les questions utilisées permettront de qualifier l'internaute, son besoin et de nouer une relation personnalisée avec ce dernier.
Une date et un horaire devront également être prévus afin que vos prospects puissent l'ajouter dans leur agenda. En BtoB, évitez par-dessus tout, les week-ends ainsi que les lundis et vendredis qui sont des journées souvent très chargées . Le mardi et le jeudi sont des jours à privilégier généralement, même si le secret est bien évidemment de s'adapter aux disponibilités de son audience. Concernant l’horaire, la plage horaire du repas de midi (12h-14h) est souvent utilisée, tout comme celle de 18h à 19h, car il s'agit de période où les collaborateurs peuvent prendre le temps d'effectuer leur veille.
Neoconseil 💡:
Veillez à bien respecter l'horaire de début, ainsi que la durée annoncée du webinaire, sinon vous prenez le risque de voir votre audience se réduire à peau de chagrin. Garder bien en tête qu’un webinaire dure entre 30 et 60 minutes maximum, car les participants ne sont généralement pas disponibles plus longtemps. Enfin, il est très judicieux de rappeler la date et l’horaire de votre conférence lors de l’envoi des emails d'invitation et de rappel, afin que vos cibles pensent à se libérer sur le créneau choisi.
Une véritable stratégie marketing digitale globale doit être pensée autour de votre événement afin d’en maximiser la portée, la diffusion, le nombre d’inscrits et la participation. Car c’est bien là que réside tout l’enjeu... Afin d’être efficace, commencez votre campagne de communication 3 à 4 semaines avant la date de votre webinaire, pour que vos cibles réservent le créneau horaire adéquat dans leur agenda.
Cette communication pré-événement a pour but de le faire connaître davantage et de susciter l’envie de s’inscrire chez les internautes. Elle doit donc être massive et régulière au fil des 4 semaines précédentes. Lorsque vous analyserez le nombre de participants et le comparerez au nombre d’inscrits, ayez en tête qu’un webinaire demande moins d’engagement qu’une participation à une conférence, un certain pourcentage d’absentéisme est donc à prévoir (en moyenne 50%).
Une stratégie digitale de promotion complète intègre entre autres :
Vous ne devez surtout pas négliger l'utilisation de compagnes d'emails ,car ils restent un "incontournable" de votre stratégie digitale. A ce titre, ils doivent être préparés avec soin.
3 emails pour booster la participation à vos webinaires :
Vous trouverez ci-dessous un exemple d’email utilisé par Neoptimal pour promouvoir ses webinaires. Dans ce mail, le mot clé “webinaire” est clairement présent, permettant aux contacts ayant reçu cet email, de savoir en un coup d’oeil de quoi il s’agit. Ensuite le titre est inscrit en haut, et est rappelé une seconde fois, pour rassurer le lecteur sur la cohérence d'ensemble. La personnalisation du message est apportée avec l'utilisation du prénom de la personne. L’heure et la date sont quant à elles distinctement indiquées pour que la personne puisse vérifier ses disponibilités. Il peut être judicieux d’énoncer son plan et les personnes qui sont concernées par cette web conférence, chaque personne pourra juger si le webinaire peut lui être avantageux en fonction de ses intérêts et de sa maturité sur le sujet.
Exemple d'email utilisé par Neoptimal pour annoncer l'organisation d'un webinaire
Emails de relance et de rappel
À J-1 envoyez un email pour repositionner le rendez-vous. Le but est ici de dissuader la désinscription en rappelant les “avantages” à participer à votre webinaire. Vous pourrez également donner des informations utiles, tels que des conseils d’utilisation de votre solution de web conférence.
1 heure ou 30 minutes avant, renvoyez un dernier mail pour éviter que vos participants ne loupent le rendez-vous par simple oubli. Cet email favorisera l’arrivée précoce des participants et maximisera le nombre de personnes assistant à la présentation de votre webinaire.
Le webinaire est un outil aux multiples applications. Il peut aussi bien être utilisé en entreprise à des fins interne ou externe. En interne il permet de former vos collaborateurs sur une nouveauté (technologique, réglementaire, suite à l'évolution d'un processus...) ou une inflexion de la stratégie d'entreprise. Il peut aussi être utilisé pour partager un moment fort tel qu’un discours, ou un bilan sur une période importante pour l’entreprise.
C’est cependant à destination d’un public externe qu’il révèle tout son potentiel ! Réalisé à destination de vos prospects, le principe est de leur proposer un contenu pertinent, mettant en avant le professionnalisme et le dynamisme de votre entreprise.
Les 5 principaux avantages d’un webinaire :
Optimiser la gestion de vos ressources (temps, argent). Grâce à cette procédure simplifiée vous n’aurez pas besoin de chercher un lieu pour accueillir les participants, ni d’engager du personnel qui gère l’organisation de la conférence (contrôle des invitations, sécurité...). Les plateformes webinaires ont développés des outils faciles d’utilisation, aussi bien pour les organisateurs que pour les participants. Il suffit simplement pour ses derniers de s’inscrire sur la plateforme pour pouvoir ensuite assister à la conférence où qu’ils soient et sur tous types d'appareils
Éviter le déplacement des participants. Avec le webinaire, chacun participe depuis le lieu qui l’arrange (domicile, lieu de travail, etc.) … Le critère géographique ne constitue désormais plus un obstacle. En évitant à vos participants de se déplacer en semaine, vous doperez sensiblement votre taux de participation.
Développer une forte interactivité à double sens. Les solutions d'organisation de webinaire proposent également des outils collaboratifs permettant de poser des questions directement aux participants, que ce soit à l’oral ou directement sur le chat (un vrai plus en matière d'interactivité, car deux personnes peuvent gérer la conférence, la personne qui intervient à l’oral et celle qui répond par écrit aux questions des participants). Pour augmenter l'interactivité et le côté ludique de la conférence, des sondages peuvent également être créés, permettant de collecter des données précieuses et d'évaluer la maturité des participants.
Réutiliser son contenu (pouvant être diffusé sur différentes plateformes digitales) Loin de n’être utilisé qu’en une seule occasion, le contenu créé pour votre conférence en ligne devra être valorisé et réutilisé ! Par exemple, une vidéo teasing pourra être relayée sur YouTube pour toucher une nouvelle audience et faire connaître votre événement. Suite au webinaire, vous pourrez également rédiger des articles de blog sur les thématiques traitées lors de la conférence, ou encore des contenus répondant aux questions soulevées par les participants.
Exploiter les statistiques : grâce aux questions posées dans le formulaire, à vos sondages, ou bien encore en analysant les données de suivi de votre conférence online (temps moyen passé par un participant, pic de présence, etc.) vous collecterez de nombreuses données sur vos cibles. ce sera l'occasion de déterminer si la thématique est bien adaptée à votre cible, si le ton utilisé est le bon ou encore si l'horaire leurs convient. La conférence devra également être analysé en regard avec le taux de participation (participants/inscrits) ou la provenance des participants (s’ils viennent de votre base de données clients, ou s'ils proviennent de vos campagnes de communications) recèlent de nombreux éléments pertinents pour améliorer l'efficacité de vos prochaines campagnes.
A la fin, vous pourrez même faire ressortir le nombre de participants à votre webinaire transformés ultérieurement en clients, et donc votre taux de conversion participants > clients. La collecte de données, riche en enseignements sur la maturité de vos cibles, leurs enjeux métiers et leurs objectifs de croissance, vous permet d’adapter en conséquence votre offre aux réels besoins de vos cibles. Une fois votre conférence achevée, n’hésitez surtout pas à relancer directement les participants, car les personnes ayant participées aux webinaires sont des prospects motivés, qui sont fortement susceptibles d’être intéressés par votre offre par la suite.
Afin de vous faciliter la vie et d'éviter un oubli fâcheux, nous avons recensé 7 points à vérifier pour que tout se passe au mieux le jour J :
Bon nombre d’entreprises font l’erreur de négliger la phase post-webinaire, partant du postulat que l’effort principal a déjà été fourni. Et c’est une erreur stratégique ! Après le webinaire, d’autres étapes très importantes attendent l’entreprises qui devra réagir assez rapidement.
Nos 8 conseils pour doper l’efficacité de vos webinaires :
C'est le cas par exemple dans cet email que j'ai reçu de l’organisme Webikeo, me proposant d'accéder à la version enregistrée d'un webinaire auquel je n'ai pu participer. Cet email est pertinent, car il me donne les coordonnées de l'équipe si je souhaite les recontacter par la suite, ou si jamais je rencontre un problème pour accéder au webinaire.
Ugo et Christian nos experts en Webinaire, vous attendent quant à eux tous les mois pour vous présenter sur la prospection digitale et échanger sur ses nombreux atouts pour les entreprises BtoB !
