Process commercial : et si vous l’automatisiez ?

Si le marché des CRM et SaaS ont connu une croissance de 12,3% en 2015, ce n’est pas pour rien. Non seulement ces logiciels de gestion permettent de récolter un torrent de données essentielles à un marketing et une relation client de qualité, mais ils promettent également de gagner du temps sur certaines phases du process de vente.

Et si on vous disait que vos commerciaux pourraient gagner environ 17% de leur temps en utilisant une solution CRM pour automatiser une partie de leurs tâches ? Alléchant ? Ne vous inquiétez pas : automatisation n’est pas synonyme de robotisation ! Focus sur 5 automatisations commerciales à mettre en place pour une force de vente optimale et rentable. 

1) Automatiser le reporting

Nombreux sont les commerciaux qui passent un temps inconsidéré à évaluer leurs résultats et leurs performances, à coups de tableurs Excel en tout genre. Cette tâche essentielle, mais hautement chronophage, se voit automatisée dans la majeure partie des CRM actuels.

En programmant l’envoi d’un email résumant les chiffres-clés de la journée (les résultats de l’équipe, le stade de maturité des prospects, la productivité individuelle…), les commerciaux s’assurent une rentabilité accrue. Plus besoin d’aller chercher les données manuellement ! Certains logiciels permettent également de configurer un tableau de bord où sont regroupées les données générales de l’équipe, améliorant la qualité de la communication entre les commerciaux, et instaurant le soupçon de compétition, toute amicale, qui forme les meilleures forces de vente.

2) Automatiser la priorisation des leads

Tout commercial sait que sa productivité dépend éminemment de la hiérarchisation de ses leads, selon leur maturité et l’opportunité commerciale qu’ils représentent. Souvenez-vous : nous vous avions déjà donné les clés d’une méthode en 4 étapes pour prioriser ses prospects. Aujourd’hui, les CRM permettent d’aller plus loin : ils répondent de manière automatisée à cette nécessité du métier.

Si l’ère du Big Data voit émerger des solutions de prédiction, qui permettent de savoir quel lead signera le plus probablement avec vous, certains logiciels d’aide à la vente proposent de mettre en place un système de scoring très habile. Pour faire simple : 

• chaque action prise par un prospect sur Internet (visite de votre site, téléchargement d’un contenu, ouverture d’un email…) est répertoriée dans le CRM
• il vous suffit d’assigner à chacune de ces actions un nombre de points, de déterminer à quel nombre de points correspond chaque phase de maturité du prospect
• le logiciel se charge de créer automatiquement des listes hiérarchisées

3) Automatiser la répartition des leads entre les commerciaux

Vos leads sont désormais bien priorisés, et vous savez lesquels adresser en premier : génial ! Mais maintenant, qui dans votre équipe commerciale va se charger desquels ? Les logiciels d’aide à la vente répondent également à cette problématique, extrêmement chronophage pour le directeur commercial, qui préfèrerait passer plus de temps à coacher ses équipes. En choisissant des critères pour répartir automatiquement les prospects entre les commerciaux disponibles, selon leurs différentes caractéristiques ou leurs domaines de prédilection, vous vous assurez que chaque lead tombe entre les mains les plus appropriées.

Votre force de vente est-elle répartie à différents endroits ? Le CRM s’occupe de trouver le commercial le plus proche de votre prospect. Un élément de votre équipe est spécialiste d’un secteur d’activité en particulier ? Le CRM lui assigne les leads qu’il pourra le mieux prendre en charge. Ingénieux, et rentable pour le manager dont le temps est compté. De quoi convaincre votre patron, s’il reste encore sceptique au sujet des bienfaits du web sur la vente… 

4) Automatiser la création et mise à jour des données client

On estime que, pour deux heures passées avec le client, un commercial passe une heure à des tâches administratives sur un CRM : créer les fiches des contacts, contenant les données précieuses qui permettent d’individualiser le processus de vente, et rentrer les actions prises et à prendre pour signer l’affaire, peut devenir un vrai gouffre temporel. Oyez, oyez !

Les CRM les plus avancés vous proposent de passer cette heure superflue à réellement vendre ! En effet, en installant un système automatique de workflow, votre logiciel sélectionne les données à insérer à votre base lorsque vos prospects font une action sur Internet, les met à jour lorsque celles-ci changent, assignent des tâches aux commerciaux lorsqu’une opportunité se déclare… vous économisant ainsi un temps inestimable.

5) Automatiser son répertoire de contenus

Les commerciaux passent un tiers de leur temps en moyenne à chercher ou créer du contenu à envoyer à leurs prospects. Pourquoi ? Parce que les équipes commerciales circulent entre cinq à six répertoires où ils stockent ce contenu. Il est essentiel de se munir d’un entrepôt virtuel, accessible facilement, bien organisé et centralisé.

Le petit plus de cette fonction des CRM ? Un lien plus fort entre équipes commerciales et marketing, essentiel à une entreprise cohérente : ceux qui développent le contenu gardent une certaine main mise dessus, pouvant potentiellement le remanier en fonction des besoins commerciaux, pour une efficacité globale accrue. Pour vous rendre compte de l’intérêt d’une telle automatisation, vous pouvez commencer par créer un répertoire basique, type Google Drive ou DropBox, avant de passer à une solution plus complète qui vous permettra de suivre comment vos prospects interagissent avec ce contenu.

L’automatisation, loin d’être une robotisation du processus commercial et de la force de vente, forme le gain de temps le plus considérable qui soit, augmentant efficacité et rentabilité d’un coup, d’un seul !